Ежедневно в компаниях решаются десятки задач: одни требуют четкой постановки, своевременного завершения и контроля, другие — систематизации и корректного сохранения результатов. Есть и такие, которые могут повысить эффективность бизнеса, если снизят время, которое сотрудник тратит на определенное действие. Разбираемся, какие инструменты доступны российским компаниям сегодня и что необходимо для их внедрения. Евгения Грунис, CEO digital-агентства Adventum, рассказывает об инструментах управления и автоматизации, которые возможно использовать в 2024-2025 годах.

Делай раз: автоматизация для HR

В условиях соискательского рынка особенно важно повысить эффективность работы HR-специалистов — ключевых поставщиков кадров для бизнеса. Управление человеческими ресурсами требует инструментов для обработки больших объемов данных о кандидатах и вакансиях. Мы выбрали один из таких — систему «Поток», которая позволяет структурировать информацию о кандидатах в виде привычной бизнесу воронки. Это значит, что HR-специалисты могут отслеживать все этапы работы с резюме: от первичного просмотра до финального собеседования. Например, если за день просмотрено двадцать резюме и пять кандидатов приняты в работу, система показывает, на каком этапе находится каждый из них и какие действия предприняты.

Подключение руководителей к системе снижает потребность постоянно обращаться к HR-специалистам для уточнения статуса вакансий — руководители могут самостоятельно отслеживать прогресс по своим вакансиям. Это уменьшает количество запросов и освобождает HR от рутины, позволяя им сосредоточиться на более стратегических задачах. Вся информация становится прозрачной и доступной для анализа.

Как отображается воронка кандидатов в «Потоке»

«Поток» также сохраняет контакты кандидатов, что особенно полезно при высокой текучести кадров — данные о предыдущих кандидатах можно использовать при будущих наборах.

Одним из ключевых преимуществ «Потока» является снижение трудозатрат на рутинные задачи, такие как отправка уведомлений о вакансиях и напоминания о собеседованиях.

Сокращение времени закрытия вакансии

При большом числе открытых вакансий эта система становится незаменимой, помогая оптимизировать подбор и сокращать время закрытия вакансий — важную метрику для бизнеса. У нас использование «Потока» привело к сокращению времени закрытия вакансии на 20%.

Процесс обработки заявок в «Потоке»

Делай два: база знаний для обучения и развития сотрудников

Как только кандидат становится сотрудником, важно предоставить ему доступ к знаниям и регламентам, которые облегчат вхождение в работу. Мы используем платформу Motivity, которая помогает ускорить процесс адаптации новичков.

На платформе сотрудники получают структурированный учебный план с необходимыми материалами. По мере прохождения этапов обучения они проходят тестирование для оценки уровня усвоения знаний. Это особенно важно: просто передать информацию недостаточно — важно убедиться, что она усвоена.

Доступ к индивидуальному учебному плану в Motivity

Выбор Motivity также обусловлен ее возможностями для актуализации базы знаний. В digital-отрасли информация быстро устаревает, и поддержание актуальности — одна из ключевых задач руководителей. Motivity делает процесс обновления простым и удобным. Кроме того, платформа служит каналом внутренней коммуникации: новые сотрудники могут представиться команде, рассказать о себе и своих интересах, что способствует созданию более дружелюбной атмосферы в коллективе. Платформа включает в себя чаты и каналы, где сотрудники могут общаться, делиться опытом и поддерживать друг друга.

Делай три: таск-трекер для управления

И вот обученный сотрудник стал членом команды. Что для повышения эффективности можем ему предложить? Конечно, таск-трекер. Он нужен и руководителям для управления процессами, и сотрудникам для оптимизации собственных усилий. У нас — Kaiten. Он позволяет не только легко создавать и отслеживать задачи, назначать ответственных в рамках проектов, но и поддерживает удобную двухуровневую структуру. Это значит, что задачи можно вести как по проектам, так и по сотрудникам, без необходимости дублировать их.

Еще одно преимущество Kaiten — возможность настроить удобный для каждого формат работы, будь то таймлайн или канбан-доска. Наш опыт показывает, что, когда интерфейс интуитивно понятен, задачи решаются быстрее.

Пространство Kaiten в формате таймлайн

С помощью Kaiten сотрудник видит, кто за что отвечает, каждый знает, какие задачи стоят перед ним, а какие перед коллегой, какие результаты ожидаются и в какие сроки. Это повышает прозрачность процессов и уровень ответственности в команде. А еще это незаменимый помощник для распределенных и удаленных команд, как у нас в Adventum. Фактически Kaiten — это такая «центральная площадь» для обсуждения задач и проектов. Команда может оставлять комментарии, обмениваться файлами и получать обновления в режиме реального времени. Это значительно улучшает коммуникацию и уменьшает количество онлайн-созвонов, которые могут отвлекать от выполнения задач.

Пространство Kaiten в формате канбан-доски

Делай четыре: эффективный документооборот

Еще один фактор влияния на общую производительность команды и компании, наряду с четким управлением задачами, — документооборот. Ключевым инструментом для Adventum в этом контексте является система «1С Документооборот». Она позволяет не только легко инициировать заключение договоров и отслеживать их статус на каждом этапе согласования, но еще до начала процесса рассчитать сроки и этапы согласования.

Пользователь может видеть всю цепочку согласований, что исключает необходимость опрашивать сотрудников о текущем состоянии документа. Все комментарии и обсуждения по документу доступны. Это позволяет понять, как проходили переговоры и какие вопросы были подняты, что упрощает процесс принятия решений, так как пользователь может быстро ознакомиться с историей документа и задать дополнительные вопросы, если это необходимо.

Комплексный процесс подписания документа в «1С Документооборот»

Дополнительно к «1С Документооборот» мы разработали и внедрили на базе Telegram специальный чат-бот для юристов компании. Это возможность для любого сотрудника быстро задавать вопросы и получать ответы по юридическим аспектам документов. Не нужно ждать ответов по электронной почте или в других каналах. Запрос сотрудника через чат-бот попадает в таск-трекер Kaiten уже в формате задачи для юриста. Это происходит в хронологическом порядке, а значит, что ни один вопрос не будет утерян и забыт в личных переписках.

Делай пять: система сквозной аналитики

Руководителям часто не хватает ясной и актуальной картины происходящего в компании. Нередко для получения полной информации требуется сводить отчеты из разных источников, что может приводить к путанице и потере важных данных. Чтобы улучшить процессы принятия решений, мы используем собственную разработку dataCraft, которая внесена в реестр рекомендованного отечественного ПО. Изначально созданная как инструмент анализа эффективности маркетинговых и рекламных кампаний клиентов, со временем система стала нашим помощником в управлении собственным агентством.

Вся информация в одном месте

Ключевое преимущество систем сквозной аналитики для компаний — централизованный сбор данных из разных источников. В отличие от ручного сбора отчетов и их анализа в разных файлах, система автоматически агрегирует всю необходимую информацию в одном месте. Это значительно упрощает работу руководителей, позволяя им сосредоточиться на принятии стратегических решений, а не на поиске данных. Настраиваемые дашборды отображают данные в удобном формате, что упрощает анализ и позволяет мгновенно реагировать на изменения.

Дашборд руководителя в dataCraft

Система позволяет настраивать дашборды под конкретные потребности бизнеса. Неважно, какие данные она будет анализировать — динамику открутки рекламного бюджета клиента, эффективность продаж автомобилей в салоне или сведения для агропредприятия о влажности почвы. Можно настроить отображение тех метрик, которые важны для различных сфер бизнеса — от продаж до производства.

Выбрать можно только необходимые бизнесу метрики

Делай шесть: ИИ-зация компании

Уже во многих компаниях сотрудники — дизайнеры, копирайтеры, smm-щики, таргетологи и прочие — используют нейросети для оптимизации своей работы. Наши специалисты тоже используют ИИ для решения клиентских задач, и вполне успешно.

Пока это взаимодействие нельзя назвать full contact. Тем не менее я вижу будущее успешного бизнеса только в связке с ИИ, когда работа с нейросетью распространяется не только на выполнение рутинных задач, а входит в «геном» компании, становится частью корпоративной культуры. Мы планируем разработку нейропомощника на основе ИИ, который будет отвечать на любые вопросы сотрудников, независимо от того, как они сформулированы. Этот помощник должен помочь ориентироваться в базе знаний и процедурах компании, что значительно упростит их работу. Важно, чтобы этот инструмент был удобен и доступен, поэтому будем реализовывать его через Telegram.

Но важно понимать, что для успешного функционирования такого инвентаря необходимо предварительное обучение и переработка информации. Нейросеть не сможет просто «понять» данные без соответствующей подготовки. Поэтому создание базы для внедрения — это самостоятельный и сложный процесс, который сейчас требует от нас внимания. В результате интеграция нейронных сетей поможет не только оптимизировать работу, но и создать более комфортные условия для сотрудников, что в конечном итоге приведет к улучшению результатов бизнеса.

Достижение эффективных результатов — это не разовая задача, а непрерывный процесс. План развития, конечно, должен быть четким, но в то же время адаптивным. После достижения определенного уровня автоматизации и внедрения базовых инструментов необходимо постоянно анализировать и пересматривать стратегии. Например, мы сейчас переформатируем работу с Kaiten уже во второй раз под изменяющиеся условия и рынка в целом, и рынка труда в частности. Или взялись за переработку имеющихся баз данных для дальнейшего создания и обучения нейропомощника. Нельзя ставить точку — необходимо всегда стремиться к совершенствованию, внедрять новые подходы, чтобы оставаться конкурентоспособными в быстро меняющемся мире.